Damit Ihre Tagung, Konferenz, Kongress oder Symposium gelingt und eine effektive und dynamische Arbeitsatmosphäre entsteht, ist besonders die Teilnehmerfrequenz entscheidend. Um zahlreiches Erscheinen der Gäste zu garantieren, sollten Sie vorab auf Ihre Konferenz oder Tagung aufmerksam machen. Die telefonische Einladung reicht dabei jedoch nicht aus, da Ihr Gegenüber nicht alle Informationen auf einmal aufnehmen bzw. schnell darauf zurückgreifen kann. Ein hochwertiges Einladungsschreiben ist deshalb entscheidend, um maximale Anmeldungen für den Kongress oder das Symposium zu erhalten. Unser Tagungsteam hat Ihnen die wichtigsten Informationen zusammengefasst und zeigt Ihnen, wie Sie beim Verfassen des Einladungstextes vorgehen können.

Bevor Sie mit das Einladungsschreiben für Ihren Kongress oder Ihre Tagung aufsetzen, müssen Sie darüber nachdenken, wie viele Teilnehmer Sie zu der Business-Veranstaltung einladen möchten und ob Sie alle Adressen besitzen, die Sie brauchen. Neben den vollständigen Kontaktdaten ist es wichtig, die Zeit im Blick zu behalten. Kalkulieren Sie nicht zu knapp, damit alle Teilnehmer Ihrer Konferenz die Möglichkeit haben, die Veranstaltung wahrzunehmen. Überlegen Sie außerdem, in welcher Art Sie das Einladungsschreiben gestalten. Möglichkeiten sind beispielsweise:

Der Aufbau des Einladungsschreibens, hängt von der Art Ihrer Business-Veranstaltung ab. Drei Formen sind maßgeblich für die Erstellung des Einladungstextes:

Nun geht es an das Schreiben der Einladung. Achten Sie auf eine konkrete namentliche Anrede der Gäste. Das persönliche Ansprechen führt dazu, dass jeder einzelne Teilnehmer das Gefühl bekommt, für die bevorstehende Tagung bedeutsam zu sein. Versehen Sie Ihre Einladungsschreiben mit einem prägnanten und interessanten Titel. So weiß jeder Gast von Anfang an, wovon Ihr Schreiben handelt. Nach einer kurzen Einleitung sollten Sie anschließend alle wichtigen Eckdaten Ihrer Konferenz auflisten. Gestalten Sie die Auflistung so übersichtlich, wie möglich, markieren Sie die Punkte jedoch nur so umfangreich wie nötig. Überladene Markierungen schrecken ab und sind für den Leser unangenehm. Um keine Information zu vergessen, orientieren Sie sich am besten an den W-Fragen:

Neben diesen Basisdaten ist es ratsam, die Teilnehmer auch über den Dresscode und die Anreise zu informieren und darüber in Kenntnis zu setzen, ob Begleitpersonen auf der Konferenz zugelassen sind.

Um Ihre Gäste positiv auf die bevorstehende Veranstaltung einzustimmen, sollten Sie im Einladungsschreiben zusätzlich kleine Details, wie zum Beispiel zum Catering oder Rahmenprogramm, preisgeben. So wecken Sie das Interesse Ihrer Teilnehmer und können die Vorfreude der Gäste steigern. Aber Vorsicht: Geben Sie im Einladungstext nicht alles preis! So bewahren Sie Überraschungseffekte am Veranstaltungstag, die für zusätzliche Motivation der Teilnehmer sorgen. Arbeiten Sie mit Oberbegriffen oder reißen Sie nur kurz an, welche kulinarischen Köstlichkeiten beispielsweise auf die Gäste warten.

Verwenden Sie nur Abkürzungen, die eindeutig sind oder vermerken Sie gegebenenfalls deren Bedeutung (zum Beispiel: U.A.w.g.: "Um Antwort wird gebeten"). Fügen Sie Ihrem Einladungsschreiben ein Anmeldeformular oder eine Antwortbogen bei. Setzen Sie außerdem eine Deadline, bis wann sich die Eingeladenen zurückmelden können. Ihr Einladungsschreiben soll kein poetisches Meisterwerk werden. Behalten Sie die logische Strukturierung im Fokus und gehen Sie chronologisch vor. So können die Eingeladenen leichter darauf zurückgreifen und sich schnell noch einmal über die Eckdaten einprägen. Setzen Sie zum Beispiel visuelle Akzente durch Absätze (pro Absatz ein Thema). Falls Ihre Tagung kostenpflichtig ist, vergessen Sie nicht dies im Einladungsschreiben zu vermerken.