Tagungslocation

17.02.2016, 15:40

Tipps zur Tagungslocation

Konferenzraum, Tagungshotel, Seminarhaus – Welche Location passt zu Ihrer Tagung?

Der Erfolg einer Tagung oder Konferenz hängt besonders von der Wahl einer richtigen Location ab. Damit Sie aus Ihrer Business-Veranstaltung den maximalen Nutzen ziehen können, sollten Sie sich im Vorfeld überlegen, welche Anforderungen Sie an die Tagungslocation stellen. Wir erläutern, was Sie bei der Wahl Ihrer Tagungsstätte - ob Seminarhaus, Tagungshotel oder Konferenzraum - beachten müssen und versorgen Sie mit hilfreichen Tipps, mit denen Sie garantiert den Überblick behalten.

Die richtige Raumgröße für Ihre Tagung

Klären Sie zuerst, mit wie vielen Personen auf der bevorstehenden Business-Veranstaltung zu rechnen ist. Die Gruppengröße ist wichtig, herauszufinden, ob Sie beispielsweise einen Konferenzraum, ein Tagungshotel oder ein Seminarhaus benötigen.

Die richtige Bestuhlung für Ihre Tagung

Definieren Sie das Ziel Ihrer Tagung, denn der Sinn und Zweck gibt Aufschluss über die passende Bestuhlungsform der Tagungslocation.

Mögliche Bestuhlungsformen und deren Verwendung:

Parlamentarisch: zum Beispiel bei Workshops oder Seminare
Fischgrätenform: ähnlich der parlamentarischen Bestuhlung, zum Beispiel bei Vorträgen und Präsentationen
U-Form: zum Beispiel für Diskussionsrunden oder Beratungen
Blockbestuhlung: zum Beispiel bei klassischen Beratungen und kleinen Meetings
Stuhlreihen: vor allem bei Veranstaltungen mit vielen Teilnehmern, Tische entfallen dabei
Stuhlkreis: zum Beispiel für lockere Besprechungen oder motivierende Treffen, Tische entfallen dabei

Tagungslocations mit dem richtigen Ambiente

Nachdem Sie Gruppengröße und Tagungsziel geklärt haben, finden Sie leicht heraus, welches Ambiente für Ihre Veranstaltung das richtige ist. Rustikales Tagungshotel, modernes Seminarhaus, edler Kongressaal oder karibisches Tagungszentrum? Das richtige Flair unterstreicht die Wirkung Ihrer Tagung erheblich und verleiht ihr Charakter, wodurch der Nutzen des gesamten Events noch verstärkt werden kann.

Die richtige Ausstattung für Ihre Tagungslocation

Die Ausstattung einer Tagungslocation beinhaltet die räumlichen Kleinigkeiten. Der Kongresssaal, das Tagungshotel oder das Konferenzhaus sollte so ausgestattet sein, dass sich die Teilnehmer angemessen besprechen können und eine effiziente Arbeitsatmosphäre gewährleitet ist.

Folgende Punkte gilt es besonders zu beachten:

Die Technik: Multimediale oder audiovisuelle Geräte, Internetzugang, Präsentationsequipment (Beamer, Laserpointer, Mikrofon), Stromanschlüsse, Licht, Akustik, Klimaanlage
Die Sicherheit: Sprengler, Brandmelder, Notausgänge, Feuerlöscher, Erste-Hilfe-Box
Die Dekoration: Grünpflanzen, Blumenschmuck, Beleuchtung, Namensschilder, Firmenlogo-Banderolen, Fahnen und Weiteres
Der Rahmen: Verkehrsanbindung, Lage und Erreichbarkeit der Location, Servicepersonal, Verdunklungsmöglichkeiten des Raumes, Pausenräumlichkeit, Garderobe, Sanitäranlage

Beispiele für mögliche Tagungslocations

Konferenzraum: Der Konferenzraum bietet kleinen Geschäftsgruppen ideale Möglichkeiten zur Besprechung
Kongresssaal: Der Kongresssaal eignet sich ebenso wie der Konferenzraum für Besprechungen und Team-Meetings. Geeignet ist der Kongressaal für Gruppen zwischen 30 und 70 Personen
Tagungshalle: Wenn Sie sich mit einer großen Gruppe von Kollegen besprechen oder Kunden ein neues Produkt präsentieren möchten, bietet sich eine Tagungshalle an.
Tagungshotel, Konferenzhotel, Seminarhotel: Ein Tagungshotel, Konferenzhotel oder Seminarhotel eignet sich ideal, wenn Sie einen mehrtätigen Business-Event veranstalten oder Ihre Tagung mit einem Rahmenprogramm verbinden möchten. Unterkunft, Verpflegung und Konferenzraum finden hier direkt unter einem Dach.
Seminarhaus, Konferenzhaus, Tagungszentrum: Bei einem Seminarhaus, Konferenzhaus oder auch Tagungszentrum handelt es sich um eine Einrichtung, die so eingerichtet ist, dass Tagungen, Seminare oder Workshops abgehalten werden können.

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