Tipps zum Planen eines Seminars
Tipps zum Planen eines Seminars
Ein betriebliches Seminar gestalten
Ein Seminar oder Weiterbildungskurs dient zur Vermittlung von theoretischem und praktischem Wissen über ein bestimmtes Themengebiet. Wenn Sie nun die Aufgabe erhalten haben, für eine Zielgruppe Ihres Unternehmens ein Seminar zu planen, stehen Sie vor vielen Fragen und organisatorischen Problemen. Das Serviceteam von EVINTA hat Ihnen im Folgenden einen Leitfaden zur Orientierung erstellt, um Ihnen die Organisation Ihres Seminars zu erleichtern.
Die vier Bausteine der Seminarplanung
Die Organisation eines guten Weiterbildungskurses gestaltet sich sehr umfangreich. Um maximalen Nutzen aus dem Seminar zu ziehen, empfehlen wir deshalb, vor allem der Planung und Vorbereitung des Workshops erhöhte Aufmerksamkeit zu widmen. Denn nichts ist unangenehmer als Chaos und ein unstrukturierter Programmablauf am Veranstaltungstag. Denken Sie sorgfältig über die einzelnen Bausteine der Seminarplanung nach, und erarbeiten Sie ein präzises Konzept. So schaffen Sie die Grundlage für ein professionelles und zielführendes Seminar.
1. Ideenkonzeption für das Seminar
- Was ist das Richtige? Was ist notwendig? Was wird gewünscht? -
Die Ideenkonzeption bildet den ersten von vier Bausteinen der Seminarorganisation. Hier formulieren Sie das Ziel Ihres Seminars und legen das Thema der Veranstaltung fest. Thema und Ziel des Kurses hängen immer von der Zielgruppe ab, für die die Fortbildung veranstaltet wird. Demnach sollten Sie sich im Vorfeld die Zielgruppe analysieren und beobachten, welche Fähigkeiten der Teilnehmer verbessert werden könnten, wo Konflikte herrschen oder Weiterbildungsbedarf besteht. Falls es sich um eine Mitarbeiter-Veranstaltung handelt, können Sie zu diesem Zweck auch eine anonyme Befragung starten, um zu erfahren, welche Themen Ihre Zielgruppe interessiert.
2. Budgetplanung und Zeitmanagement
- Was wird wann benötigt und welche Kosten entstehen? -
Nach der Festlegung Ihres Seminarthemas ist es unabdingbar, sich mit Budget und Zeit zu befassen. Klären Sie hier, wie viel Budget Ihnen für die Planung des Seminars zur Verfügung steht und kalkulieren Sie so präzise wie möglich, wie viel Zeit Sie für einzelne organisatorische Aufgaben einplanen müssen. Bearbeiten Sie diesen Baustein sehr gewissenhaft, sonst entstehen am Ende unangenehme Komplikationen.
3. Organisationsrahmen für das Seminar
- Was wird wofür benötigt? -
Hierunter fällt die gesamte Planung der Veranstaltungsstätte. Deshalb bildet dieser dritte Baustein den umfassendsten. Fokussieren Sie sich besonders auf folgende Punkte:
- Ausstattung: Raumgröße, Belichtung, Bestuhlung, Dekoration (z. B. farblich stimmig, etwa grüne Accessoires bei Gesundheitsseminar)
- Material: Schreibblöcke, Stifte, Seminartechnik, WLAN-Anschluss, Rednerpult, etc.
- Pausengestaltung: Verpflegung, Rahmenprogramm zur Auflockerung, Notwendigkeit einer separaten Räumlichkeit
- Ankunft und Abreise: Transfer, Parkmöglichkeiten, bei mehrtägigen Seminaren: Übernachtungsmöglichkeit
- Unterlagen: Einladungen, Teilnehmerurkunden und Seminarbescheinigungen, Diskussionspläne und Thesenpapiere, Übersichten und Handouts
4. Moderation und Seminarleitung
- Wer kümmert sich um die Seminarteilnehmer? -
Ein professionelles Seminar geht mit einer fachkundigen Seminarleitung einher. Der Seminarleiter ist zugleich Moderator, Mentor, Beobachter und Vortragender. Kümmern Sie sich deshalb in dieser Planungsphase um einen oder mehrere geeignete Redner, Mentoren und Trainer. Recherchieren Sie dabei gründlich, denn ein inkompetenter Seminarleiter mindert die Qualität und Effizienz Ihres Seminars erheblich. Vereinbaren Sie vor dem Veranstaltungstag einen Termin mit Ihrem präferierten Coach, um sich persönlich kennenzulernen und so herauszufinden, ob der Trainer zu Ihrer Zielgruppe passt.
Unterstützung bei Problemen
Bei den vielen Elementen der Planungsbausteine eines Seminars können Sie leicht den Überblick verlieren. Damit Sie sich nicht unnötig stressen, helfen Ihnen unsere Seminarplaner gerne weiter. Wir beraten Sie und erstellen Ihnen ein umfassendes All-in-One-Seminarpaket.
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